Organiser une soirée de gala : pour quoi faire ?

il y a 4 jours
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Désireux d'offrir à vos collaborateurs un événement plus que marquant, qui se différencie de vos soirées d'entreprise ? Le dîner de gala est peut-être ce qu'il vous faut !

Si vous pensez qu'il n'est accessible qu'aux entreprises proposant des produits de luxe, détrompez-vous : dans cette article, on vous explique en quoi une soirée de gala au Château de Poudenas peut être la bonne solution d'événement pour vous.

Soirée d'entreprise et soirée de gala : quelles différences ?
Organiser une soirée de gala : quel intérêt ?
1. Une célébration, pour renforcer la confiance et la crédibilité
2. Un levier de communication non négligeable
Élaborer son programme : que faut-il prévoir ?

1) Soirée d'entreprise et soirée de gala : quelles différences ?

Ces deux événements sont bien distincts :

La soirée d'entreprise : il s'agit d'un événement informel qui vise à renforcer la cohésion d'équipe et à motiver les collaborateurs. Moments de détente, activités de team building, buffet... cet événement installe un cadre convivial.

La soirée de gala : il s'agit d'un événement formel et plus prestigieux, organisé pour célébrer de manière plus poussée. Généralement, il se déroule dans un cadre élégant, avec un dîner assis et des animations artistiques : s'il n'est pas informel, cela ne signifie pas qu'il n'y a pas de convivialité ! Le gala engage aussi la création de liens.

Il existe plusieurs types de gala :

Le gala d’anniversaire d’entreprise : célébrez un anniversaire marquant dans l’histoire de l’entreprise.
Le gala caritatif : organisez un événement ayant pour but de lever des fonds pour une cause philanthropique défendue par les valeurs de votre entreprise.
Le gala de lancement : marquez le début d’une nouvelle phase pour l’entreprise (lancement de produit, ouverture d’une filiale, transformation stratégique…).
Le gala de récompense/remerciements : honorez les collaborateurs les plus méritants ou célébrez les réussites annuelles.
Le gala de clôture : clôturez un événement ou d’un projet majeur en revenant sur ses origines, son déroulement et sa finalité.

En résumé, le gala et la soirée d'entreprise ne servent pas les mêmes objectifs et n'installent pas la même atmosphère : l'un vise à renforcer la cohésion d'équipe, l'autre à célébrer ou faire passer un message.

2) Organiser une soirée de gala : quel intérêt ?

La soirée gala se démarque de la traditionnelle soirée, car elle présente des avantages différents, mais pas moins nombreux :

Une célébration, pour renforcer la confiance et la crédibilité

En célébrant un moment marquant de la vie de votre entreprise (anniversaire, changement, résolution, réussite particulière) ou en profitant de l'événement pour faire passer un message (transformation stratégique, annonce d'un grand projet, annonce de résultats annuels, de perspectives à venir), vous montrez à tout votre auditoire que votre entreprise se porte bien et que son activité est vectrice de réussite.

De facto, vous prouvez à la fois que vous êtes un partenaire fiable et crédible, mais aussi que les parties prenantes de l'entreprise (employés, clients et partenaires) sont importantes pour atteindre ce niveau de développement. Grâce à cela, elles se sentent ainsi valorisées.

Un levier de communication non négligeable

Événement prestigieux, le gala véhicule une image positive de l'entreprise et montre que celle-ci est dynamique et est capable de mobiliser des ressources pour célébrer de grands moments : cette image de marque, renforcée par le gala, est impactante à la fois auprès...

des collaborateurs : renforcement de la fidélité et du sentiment d'appartenance, augmentation de la motivation
des partenaires : confortation de la pertinence du partenariat, tissage de liens avec de nouveaux partenaires, création de nouvelles relations commerciales (réseautage)
et des clients : renforcement de l'image qualitative de l'entreprise, création de nouvelles relations commerciales, réseautage ici aussi

Le gala participe aussi à l'élaboration de la marque employeur : en communiquant sur cet événement vous attirez l'attention de potentiels nouveaux talents.

3) Élaborer son programme : que faut-il prévoir ?

Afin de garantir la réussite de votre gala, vous devrez en tout premier lieu établir un cahier des charges : combien de personnes inviterez-vous ? Quel est le thème du gala ? Pourquoi l'organisez-vous ? Quelle est la date ? Quel est le lieu ? Quelles seront les animations et comment communiquerez-vous ? Et surtout, quel budget allouerez-vous à cet événement ?

Lieu, dress code et ambiance

Il est important que vous choisissiez un lieu événementiel à la hauteur du prestige véhiculé par votre gala. Château du XIIIe siècle remanié aux XVIe et XVIIe dans un style Renaissance, le Château de Poudenas peut vous accueillir pour ce genre d'événements : à mi-chemin entre Bordeaux et Toulouse, en plein cœur de la campagne gasconne, notre château possède tous les atouts dont vous aurez besoin pour organiser un gala prestigieux :

Un cadre enchanteur et grandiose, 6 salles préservées dans une ambiance d'époque et de nombreux espaces extérieurs exploitables
Deux parkings permettant à tous de se garer
5 hébergements sur place pouvant loger jusqu'à 54 personnes, et une sélection d'hébergements aux alentours pour le reste de vos convives
Une équipe flexible et expérimentée, qui accueille des événements depuis presque 10 ans
Possibilité de suggestion de prestataires ayant l'habitude de venir sur notre lieu

Modulable à souhaits, vous pourrez créer l'ambiance qui vous convient au Château de Poudenas, et renforcer cette dernière par une scénographie adaptée à vos besoins. Ne négligez pas non plus le dress code à communiquer à vos invités : smoking noir, nœud papillon ou encore robe longue, le dress code annonce le ton de l’événement. Il permet également d’assurer une certaine uniformité parmi les invités, ce qui vous permettra de préserver l'ambiance de la soirée et de recevoir des photos parfaitement exploitables et représentatives de l'événement.

Les allocutions

Nécessaires mais à équilibrer, les allocutions sont primordiales pour votre événement : les personnalités de l'entreprises peuvent prendre la parole pour donner un contexte à l'événement, sa portée, la raison de leur présence. Dirigeants, actionnaires, élus, partenaires... Choisissez avec soin les preneurs de parole, anticipez et communiquez-leur leur ordre de passage, cadrez leur temps de prise de parole afin de respecter le timing préétabli, et assurez-vous du rythme. En effet, il n'est jamais bon de trop appuyer sur les allocutions, surtout à des points clés de la soirée (lancement et fin notamment) : il s'agit d'une animation comme une autre, et elle ne doit pas prendre le pas sur tout !

Le dîner

Il s'agit du la pierre angulaire de votre soirée : le dîner de gala. C'est autour de ce dernier que va s'articuler votre soirée, et il est important d'anticiper correctement son déroulement.

Il vous faut donc choisir une restauration adaptée au standing de l’événement. Il s'agit traditionnellement d'un repas assis en plusieurs services, ce qui peut permettre de fluidifier la circulation, d'aider à rythmer les animations (en articulant ces dernières autour des moments de service), et d'orienter les discussions (le choix du plan de table est capital, et peut amener au tissage de liens stratégiques entre partenaires). Cependant, vous pouvez aussi innover en proposant un modèle de buffet chic, servi debout. Dans tous les cas, le choix du menu doit tenir compte des régimes alimentaires spécifiques de vos invités et privilégier des produits de qualité.

Au Château de Poudenas, nous disposons de nombreux espaces qui vous permettront d'accueillir autant de convives que nécessaire : notre cour d'honneur peut accueillir jusqu'à 600 personnes en mode banquet et 800 personnes en mode cocktail, et peut être illuminée par des guirlandes "guinguette" que nous possédons et pouvons installer.

Si la météo ne permet de pas de dîner en extérieur, nous pouvons accueillir jusqu'à 160 personnes dans une seule pièce, et encore plus en faisant dîner le reste de vos invités dans les autres salles : les pièces étant en enfilade, l'ambiance est préservée auprès de tous les invités !

Pour ce qui est du traiteur, nous avons un excellent carnet d'adresses et pouvons vous recommander des prestataires adaptés à votre besoin et votre budget.

Les animations

Les possibilités d'animations sont nombreuses, et doivent faire écho au ton de votre soirée ainsi qu'à sa thématique. Si les allocutions sont un passage obligé (et à ne pas oublier dans le déroulement!) vous avez le libre choix de réserver des prestataires supplémentaires qui sauront divertir vos invités, ou bien d'organiser vous-même une animation pertinente.

Pour une soirée festive : pensez à des groupes de musique jouant en live, des danseurs professionnels, un DJ, ou toute autre animation musicale. Pensez en amont à vérifier le répertoire de vos prestataires musicaux pour éviter toute déconvenue le jour J.
Pour une soirée très formelle : pensez à un orchestre jouant de la musique raffinée : jazz, musique classique... tout est possible !
Pour une soirée caritative : la levée de fonds est alors un must. Pour l'organiser, vous pouvez mettre en place des enchères, qui animeront les tables.
Pour une soirée conviviale : pourquoi ne pas réserver un magicien, mentaliste ou circassien pour épater vos invités ? Si le ton du gala le permet, de tels prestataires peuvent amuser la galerie et leur permettre de garder un souvenir mémorable du gala. Vous pouvez également mettre en place un photobooth amusant !

De nombreux autres paramètres sont à prendre en compte pour l'organisation de votre gala : gestion des invitations, de la billetterie, du personnel présent sur place, du système de vestiaires, de l'audiovisuel... Pensez à élaborer une to-do list complète !

Si vous choisissez le Château de Poudenas, sachez que vous serez accompagnés sur place tout le long de votre soirée, nous serons présents pour répondre au moindre imprévu.